【習い事】請求管理を業務効率化？トラブルも事前に回避しよう！

スクールや習い事の運営で決しておろそかにできないのがお金の管理です。

その大変さは経験した方なら分かるはず。

運営者や経理担当の方にとって大きな負担になり、ミスやトラブルがあれば大切な生徒さんを失ってしまいかねません。

そこでこの記事では、習い事の請求管理の効率化について解説。

手間と時間を削減しつつ、トラブルも事前に回避できる方法をご紹介します。

【習い事】従来の請求業務の問題点

従来の請求管理業務は、入会金や月謝、会費、グッズ購入費、イベント参加費などの請求書を手作業で作成し、月謝袋を使って現金で徴収するか、銀行振込をしてもらうのが当たり前でした。

請求額を間違うことがないよう、会員情報と1件ずつ照合し、請求書を作成。入金後も実際に入った金額に間違いがないかを手作業で確認し、未入金の場合には再請求を行います。

万が一すでに入金済みの受講者に対して督促を行ってしまえば、不快感を抱かれて退会につながる可能性も。逆に未回収者を見落とせば損失となってしまいます。

このように請求管理と入金確認は正確さと慎重さが求められ、経理担当の方にとっては大きな負担になっているのです。

また月謝袋による徴収の場合、紛失等が起こった時などに支払いが行われていたのかどうかを証明することが難しく、大きなトラブルの原因になります。

紛失や盗難によって費用が回収できない上、ご家族からの信用を失う可能性も。

これはたとえ運営側に非がなくても避けることが難しいリスクです。

特に子どもを介して月謝の徴収を行う場合には注意が必要となります。

【習い事】請求管理を業務効率化する方法

請求管理を業務効率化し、安全・円滑に行うために多くのスクールが導入し始めているのが、オンライン決済による請求・決済・会計の一元化です。

この機能を組み込んだものを請求管理システムと言いますが、請求管理をシステム化することにはどのようなメリットがあるのでしょうか？

メリット①　人的ミスの削減

多くの会員を抱えたスクールなどの場合、人が作業して請求書の作成をすると、多くのミスが発生する可能性があります。

・退会済みの人に請求してしまう
・請求金額を間違う
・同姓の人に誤った請求してしまう
など。

これらは信用問題にも関わってしまうミス。

会員情報と請求管理システムを連携して業務を自動化すれば、このような人的ミスを極力減らすことができます。

事務作業の負担削減

請求や集金、入金確認といった業務はとても煩雑。

作業量が多い上にミスが許されないため、繰り返しの確認も行わなければなりません。

このようなお金にまつわる業務のために大切な生徒さんとの時間が削られている、または自分の時間を無駄にしている運営者や経理担当の方も多いのではないでしょうか。

請求管理システムを導入することで、これらの業務を自動化することができるため、担当者の負担を軽減することが可能になるのです。

書類管理コストの削減

請求管理を自ら手作業で行っていく場合だと、顧客別の台帳や会計伝票、請求書の控えなどの帳票類を自分で管理していく必要があります。

その管理コストや帳票の管理スペースなどは運営にとって大きな負担。

請求管理システムを導入すれば、帳票類はデータとしてサーバーなどに保管され、管理コストと管理スペースを削減できます。

さらにデータの確認も簡単に行えるため、照会の手間も削減できるのです。

再請求連絡の自動化

請求管理を手作業で行う場合に精神的にも大きな負担となるのが、未払いに対する再請求・督促作業です。

電話や文書で行う再請求や督促はトラブルの原因にもなりがち。

しかし請求管理システムの中には、再請求や督促の連絡が自動化されているものもあります。

トラブルを回避し、担当者の精神的ストレスを大幅に減らすことができるのです。

スポスルアプリの請求管理システム

請求管理システムは習い事の種類に合ったものを選ぶことが重要。

よく吟味せずに選んでしまうと、使い勝手が悪く、機能をほとんど活用できないことになってしまいます。

この記事を読んでいるあなたがスポーツのスクールや習い事を運営しているなら、請求管理システムにはスポスルアプリがお勧めです。

スポスルアプリとは

スポスルアプリはスポーツチーム・スクール管理の決定版アプリ。

スポーツチームやスクールに特化した機能づくりが行われていて、運営に必要な機能が全て備わっていて一元管理できるのが特徴です。

会員情報の管理、メッセージやチャットでのやりとり、スケジュールの管理や連絡、売上の管理やグッズの販売まで、このアプリだけで一元管理が可能。

スクール・習い事の運営者と生徒さんの両方が、簡単操作で便利な機能の数々を活用できます。

そしてこのスポスルアプリには「無料プラン（月額利用料無料）」もありますが、請求管理システムとしての機能を活用するなら月額利用料 100円/人＋手数料別の「決済導入プラン」がお勧め。

このプランなら、スポーツスクールや習い事に特化した使いやすさで請求管理が行えます。

スポスルアプリを請求管理に使うメリット

スクールや習い事の運営に必要な機能が全て備わっているスポスルアプリは、会費や月謝、イベント等の参加費、物販の購入代金までを、会員情報に紐づけて管理。

支払い方法もクレジットカード決済、オンライン口座振替、コンビニ決済から選べます。

例えば月謝は手続きが簡単で自動的に徴収できるオンライン口座振替、グッズや用品などの物販は欲しいものを買いやすいクレジットカード決済、ご家族や友人も参加するイベントの会費は幅広い方が払いやすいコンビニ決済が便利。

最適な決済方法で支払いができ、運営側は請求から決済、会計管理までスポスルアプリ上で一元管理することができます。

しかも入金ステータスの確認もリアルタイムにアプリ上で行え、万一の未払いにもアプリ上から自動的に再請求・督促連絡が可能です。

まとめ

習い事の運営にはつきもののお金の問題。

ミスが許されないために手間と時間がかかり、本来向き合うべき生徒さんたちとの時間が減ってしまうのは本末転倒です。

スポスルアプリの決済導入プランは月額利用料100円/人＋手数料と格安で、しかも初期費用は0円。

生徒さんとのより良い関係を築くためにも、スポスルアプリで請求管理を合理化してみてはいかがでしょうか。