【月謝】二重請求やもらい忘れを防ごう！対策するならスポスルアプリ

スクールや習い事には欠かせない月謝の徴収。

運営されている方は、「この人の月謝、もうもらった？」と迷う状況になったことがあるのではないでしょうか。

事務作業の中でも特に煩雑なのが集金状況の管理。

しっかり管理しないと、二重請求やもらい忘れで大きなトラブルや損失に繋がってしまうこともあります。

この記事では、二重請求やもらい忘れを防ぐため、月謝の集金状況を簡単に管理できる方法やシステムをご紹介します。

【月謝】二重請求やもらい忘れが起こる理由

スクールや習い事の月謝で二重請求やもらい忘れが起こってしまう理由は、なんといっても入力作業や確認作業でのミスです。

ミスが起こりやすくなる人数

月謝の請求・集金・会計作業はとにかく猥雑。

人数が少ないうちはそこまで大変ではなく、生徒さんが10人以下なら現金手渡しや口約束も、記憶と簡単なメモでなんとか管理することが可能です。

ところが生徒数が10人を越える頃から二重請求やもらい忘れのリスクは大きくなっていきます。

一般的に期日までに支払いが行われない可能性があるのは、全請求のうち10〜15％ほど。つまり生徒さんの数が20人なら2〜3人は再請求の可能性があると

いうことで、このくらいの人数になったら集金状況の管理方法を再検討した方が良いと言われています。

ミスが起こる原因

スクールや習い事の運営では、月謝の管理を現金の手渡しや銀行振込で行い、会計をエクセルなどの表計算ソフトで行っているところが多くなります。

しかしこの場合、いつ、誰から、いくら支払ってもらったかを記入するだけでも大変な作業に。

数ヶ月分をまとめて払いたいという生徒さんもいて、月謝袋の管理ミスや、銀行振込の記入漏れ、確認漏れなどが発生しやすくなります。

例えば月謝袋での現金手渡しの場合、月謝袋への記入と保管、返却、会計システムへの記入という幾つもの手順があり、その分だけミスの可能性が。月謝袋に入っている金額が本当に正しいか、しっかり確認する必要もあります。

またミスだけでなく、生徒が月謝袋を紛失してしまうリスクも。

この場合、支払い済みかそうでないかを証明することが難しく、二重請求を避けるためには運営側が諦めるほかないということにもなりがちです。

一方、銀行振込で月謝の管理を行う場合、入金の確認作業がとても面倒。

入金までにタイムラグが発生することが多く、入金があっても名義と金額を1件ずつ確認する作業が必要になります。

特にミスが起こりがちなのは、入会者の名前と振込名義が異なる場合。

ほぼ間違いないと思われても、やはり本人に直接確認しなければ二重請求やもらい忘れの原因になってしまいます。

【月謝】二重請求やもらい忘れを避ける方法

月謝の二重請求やもらい忘れを避けるには、現金や口座振込の計算・確認、名簿の照らし合わせ、会計ソフトへの入力など、人手で行っている作業を全て紐づけして自動化することが最適。

そのため月謝管理にオンラインの会費徴収システムを導入するスクールや習い事の運営者が増えています。

会費徴収システムとは

会費徴収システムとは、月謝や会費を定期的に徴収している業態で使用する、会員情報の管理・会費の自動決済・入金管理などの機能を備えたシステムのこと。

登録された会員情報に月謝の決済手段を紐づけることで、月謝を自動的に決済し、入力作業なく管理することが可能になります。

システムを組めば入金状況も管理画面にリアルタイムで表示され、徴収済みか未払いかが一目で分かるのも特徴です。

スポーツスクール・習い事に最適なスポスルアプリ

会費徴収システムにも多くの種類が存在しますが、習い事の特性に合ったシステムを選ばないと、運営側・生徒さんともにメリットが小さくなってしまうことも。

中でもスポーツ関連のスクール・習い事に最適なのが、スポスルアプリです。

スポスルアプリはスポーツチーム・スクール管理の決定版アプリ。

スポーツチームやスクールに特化した機能づくりが行われていて、運営に必要な機能が全て備わっているのが特徴です。

利用料が無料の「無料プラン」では、「会員管理」「メッセージ・チャット」「スケジュール管理」「出欠管理」「物販販売(現金のみ)」「イベント管理(現金のみ)」「売上管理(現金のみ)」といった機能を利用可能。

一方、月謝の管理にお勧めなのは、「決済導入プラン（月額利用料 100円/人＋手数料別）」です。

こちらでは無料プランの機能に加えて、「物販販売」「イベント管理」「売上管理」でクレジットカード決済・コンビニ決済・オンライン口座振替が使えるようになり、それらを利用した決済機能も使えるようになります。

中でも会費徴収システムとして便利なのが、オンライン口座振替。

スポスルアプリからオンラインで簡単に口座登録ができ、あとは毎月自動で振替が行われます。

しかも入金確認をアプリ上で簡単・リアルタイムにできますから、二重請求やもらい忘れが防げるのです。

オンライン口座振替手数料

オンライン口座振替にかかる手数料は以下のようになります。

現金手渡しのように手数料無料とはいきませんが、猥雑な確認・入力の手間をなくし、信頼を失いかねない二重請求や損失を生むもらい忘れが防げると考えれば高くはないと言えます。

導入までの流れ

スポスルアプリの初期費用は0円。

導入費用無料ですから、安心して始めることができます。

各ステップでの手続きも簡単。

ここまでの日数は1週間から2週間がおおよその目安です。

こちらのステップは約1ヶ月から2ヶ月。

お申し込みから合計約1ヶ月から2.5ヶ月で導入が可能です。

まとめ

オンライン決済が当たり前になっている今、支払いに関するミスは許されないものになっています。

月謝の二重請求はご家族の不信感を生み、生徒さんの退会に繋がりかねません。

またもらい忘れがあれば直接の損失を生むことに。

月謝にまつわる作業ミスで経営を圧迫しないよう、会費徴収システムを導入するのがお勧めです。

スポーツ関連のスクールや習い事なら、まさにその用途に最適化されたスポスルアプリを検討してみてはいかがでしょうか。